Dienstplanung
Bereiche und Öffnungszeiten
Dein Laden hat Bereiche. Bar, Küche, Service, Terrasse. Jeder Bereich hat Öffnungszeiten. Die Bar läuft vielleicht nachmittags und dann noch mal abends. Jeder Zeitblock hat eigene Aufgabenbereiche und einen eigenen Personalbedarf.
Vorbereitung, Übergabe, Abschluss
Hinter jedem Bereich steckt mehr als nur der laufende Betrieb. Vorher wird vorbereitet, danach abgeschlossen. Wenn eine Schicht endet und die nächste beginnt, gibt es eine Übergabe. Jede Phase hat eigene Aufgaben, zusammengefasst in Aufgabenbereichen. Gastova ordnet die Aufgabenbereiche den Öffnungszeiten zu. Die Nachmittagsschicht sieht ihre Übergabeaufgaben, wenn die Abendschicht zur Vorbereitung kommt. Gastova plant die Überschneidung, damit beide Schichten gleichzeitig da sind.
Vorlagen
Eine Vorlage beschreibt, welche Bereiche wann laufen. Sie bestimmt die Aufgabenbereiche und den Personalbedarf pro Zeitblock. Jeder Wochentag bekommt eine Standardvorlage. Für ein Event oder einen ruhigen Tag nimmst du eine andere. Der Dienstplan bleibt ein Entwurf, bis du ihn veröffentlichst. Eine spätere Änderung der Vorlage betrifft vergangene Dienstpläne nicht.
Personalbedarf
Jeder Zeitblock hat eine Mindest-, Ideal- und Maximalbesetzung. Das Minimum hält den Bereich am Laufen. Das Ideal ist ein guter Abend. Das Maximum verhindert Überbesetzung. Diese Zahlen stehen in der Vorlage und gehen in jeden Dienstplan über, den du daraus erstellst.
Wer passt
Wenn du jemanden einem Bereich zuweist, zeigt Gastova, wer verfügbar ist. Kompetenzen, Verfügbarkeit, Urlaub, Konflikte mit bereits eingeteiltem Personal, ob jemand Aufsicht braucht. Wer nicht passt, taucht nicht auf. Gastova zeigt, woran es lag. Du musst nicht raten, warum jemand fehlt.
Automatische Vorschläge
Bei manueller Planung zeigt dir das System, wenn eine Zuweisung nicht passt. Automatische Vorschläge gehen einen Schritt weiter. Du lädst eine Vorlage und Gastova teilt dein Personal auf alle Öffnungszeiten gleichzeitig ein. Das Ergebnis ist ein Entwurf, den du prüfst und veröffentlichst.
Mit budgetbasierter Planung gibst du an, was du für den Abend ausgeben willst. Gastova füllt den Dienstplan innerhalb dieses Betrags. Vertragsstunden werden zuerst erfüllt. Verbleibende Kapazität geht an flexible Leute, bis das Budget erreicht ist. Der Dienstplan zeigt die laufenden Kosten, während du ihn aufbaust.
Wenn jemand ausfällt
Wenn jemand aus einem veröffentlichten Dienstplan ausfällt, zeigt Gastova, wer im Team die passenden Kompetenzen hat und in diesen Öffnungszeiten verfügbar ist. Du wählst einen Ersatz und passt den Dienstplan an.
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